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El Estatuto General de la UNAM y el Estatuto del Personal Académico establecen la obligación del Personal Académico de presentar un programa anual de trabajo y un informe anual de las actividades realizadas. Para ayudar a los académicos a cumplir con ambas obligaciones, se tiene este sistema en el Instituto de Astronomía (IAUNAM) para la captación de información de las actividades académicas conforme a una estructura que obedece fundamentalmente a las funciones sustantivas del instituto: Investigación, Docencia, Difusión y Divulgación de la Ciencia.
En este sistema, cada académico genera tanto su informe anual de actividades como su programa de trabajo del siguiente año. Ambos documentos son revisados por el Consejo Interno del IAUNAM, quien remite una opinión fundamentada al Consejo Técnico de la Investigación Científica, que es quien los aprueba.
Este acopio de información es también una fuente básica para la elaboración de Informe del Titular del IAUNAM, dada su obligación establecida en el Estatuto General de la UNAM de Presentar un informe anual de trabajo de la dependencia, que tendrá carácter público, así como para que la Dirección atienda los requerimientos establecidos por el Reglamento General de Planeación de la Universidad.
Por último, el IAUNAM como parte del Subsistema de la Investigación Científica, el cual es regulado por la Coordinación de la Investigación Científica, informa de las actividades que desarrolla de acuerdo a los requerimientos que le son solicitados. Esta información integrada por la Coordinación es utilizada para cubrir las demandas de información de la Rectoría, la Dirección General de Planeación, que integra la memoria de la UNAM, la Dirección General de Presupuesto, así como requerimientos externos, como son CONACyT e instancias gubernamentales, entre otros.
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